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5 passos para uma assembleia eficaz

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A assembleia é um evento que geralmente cria muitas dúvidas e conflitos entre os participantes, no que se refere aos assuntos em pauta. Como proceder em um evento tão importante como esse, garantindo uma boa discussão, que gere deliberações consensuais dos assuntos em pauta.

 

Conheça os 5 passos para uma assembleia se tornar eficaz...

 

As chances são que você esteja cometendo erros em sua assembleia que estão impactando diretamente a agilidade da sua reunião, aí vira uma discussão longa e sem resolução dos problemas levantados . Por isso, é importante que você preste bem atenção se quiser melhorar neste importante aspecto do dia a dia do seu condomínio.

 

Tá tudo bem. Neste artigo, você vai aprender de uma maneira simples e concreta quais são os 5 tópicos fundamentais para que sua assembleia de condomínio seja um sucesso, ágil e prática para todos.

 

Nossos 5 passos para uma assembleia de condomínio eficaz:

1. Convocação: Envie mensagem por lista de transmissão de whatsapp ou email para todos os condôminos com pelo menos 20 dias de antecedência para que todos tenham tempo de ficar cientes e lerem o comunicado. Aproveite para acrescentar a pauta da reunião sobre o que será decidido para dar tempo à todos de refletirem. Enviar comprovantes e documentos previamente também pode agilizar todo o processo. Caso seja uma assembleia para eleição de síndico, aprovação de contas ou previsão orçamentária, deixe isso bem claro na convocação e não se esqueça de alertar sobre a importância da presença de todos. Também deixe um aviso na portaria para aqueles que, por acaso não acessam a internet.

2. Moderação: O presidente da mesa é o responsável por fornecer orientação aos moradores. Ele/ela precisa ser alguém firme e neutro para evitar longas e desnecessárias conversas. Os moradores devem estar cientes das pautas para poderem estar preparados e conversarem de maneira tranquila sobre o que será abordado. Outra dica é exigir a pontualidade e estipular um tempo para cada tópico. Por exemplo: 20 minutos para previsão orçamentária; 15 minutos para prestação de contas e assim por diante. Não se esqueça de deixar tudo bem avisado antes de começar a reunião.

3. Local: Para tornar a reunião agradável, escolha um lugar tranquilo e prepare a sala com cadeiras suficientes, música calma e um cafezinho. Se o condomínio não tiver muito espaço, coloque as cadeiras em círculo para facilitar o diálogo.

4. Foco: Em um debate que envolve muitas pessoas é mais difícil manter o foco.Se no meio de uma pauta, surge um outro ponto que os condôminos queiram discutir, deixe para votar no fim de todos os tópicos, ou realize uma votação no final de tudo.

5. Depois da reunião: É normal que formem-se pequenos grupos de discussão, portanto fique atento para sanar dúvidas e sugestões que venham a aparecer. Fique atento ao seu email para responder questionamentos futuros.

 

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